Nye krav til psykososialt arbeidsmiljø: Derfor er dialogen viktigere enn noen gang

Arbeidsmiljøloven stiller nå tydeligere krav til hvordan virksomheter skal jobbe med psykososialt arbeidsmiljø. Men hva betyr endringene i praksis? Og hvordan kan ledere kombinere lovpålagte krav med gode medarbeidersamtaler?

Cecilie Lycke, daglig leder og grunnlegger av Motivati, forklarer hva lovendringene innebærer og hvordan virksomheter kan jobbe smartere med kartlegging og oppfølging.

Hva har egentlig endret seg i arbeidsmiljøloven?

– Det er kommet en konkret endring som innebærer at virksomheter nå skal gjennomføre risikovurderinger av det psykososiale arbeidsmiljøet. Tidligere har risikovurderinger først og fremst vært knyttet til fysisk arbeidsmiljø, men nå er det tydeliggjort at dette også gjelder psykososiale forhold.

Det gjør det lettere for arbeidsgivere å forstå hva de faktisk skal følge opp, og hva som forventes av dem. Hvis en virksomhet for eksempel blir fulgt opp av Arbeidstilsynet eller havner i en situasjon der arbeidsmiljøet blir gjenstand for en tvist, er det nå mye tydeligere hvilke forhold man skal kunne dokumentere at man har jobbet systematisk med.

– Jeg tenker at dette er positivt. De nye formuleringene gir arbeidsgivere noen konkrete knagger å henge arbeidet på. Da blir det enklere å vurdere om man har gjort nok for å forebygge risiko og ivareta medarbeiderne på en god måte. Det skaper også større forutsigbarhet for både ledere og ansatte.

Samtidig mener hun at kartlegging er en viktig del av arbeidet.

– Mange virksomheter har allerede gode rutiner og tiltak på plass. Utfordringen er ofte å vite hvor risikoen faktisk ligger. Derfor må vi kartlegge. Når vi får innsikt i hvordan medarbeiderne opplever arbeidshverdagen sin, blir det også lettere å følge opp på en god måte og sette inn riktige tiltak der det trengs.

Hvorfor er disse endringene viktige?

– Disse endringene er viktige fordi det psykososiale arbeidsmiljøet har stor betydning for hvordan folk har det på jobben, sier Cecilie.

– Vi vet at når mennesker opplever høyt stress over tid, uklare forventninger eller manglende støtte, så kan det få konsekvenser både for trivsel, helse og sykefravær. Det er omfattende forskning som viser at det er en sterk sammenheng mellom disse faktorene og resultatene vi greier å oppnå. Derfor er det viktig at virksomheter jobber systematisk for å forebygge slike belastninger før de utvikler seg til større utfordringer som går utover resultatene.

Hun peker også på at lovendringene bygger på det forskningen har vist i mange år.

– Forskningen er ganske tydelig på at mennesker trenger å bli sett, hørt og få mulighet til å påvirke sin egen arbeidssituasjon. Jeg mener ikke at det skal være fritt frem, men at medarbeidere i den grad det er mulig skal få påvirke hvordan de utfører arbeidet sitt. Det skaper både motivasjon, engasjement og mestring.  

Hvordan kan Motivati og Motivasjonsanalysen™ hjelpe virksomheter med å oppfylle kravene?

– Med Motivati kan du kombinere den individuelle dialogen med kartlegging av viktige faktorer i det psykososiale arbeidsmiljøet i én og samme rutine. Det gjør arbeidet både enklere og mer tidseffektivt, sier Cecilie.

Før medarbeidersamtalen svarer medarbeideren på spørsmål om blant annet motivasjon, mestring og arbeidssituasjon. Svarene gir lederen et konkret grunnlag for samtalen, samtidig som virksomheten får innsikt i forhold som påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet.

– Det starter egentlig med å spørre medarbeiderne hvordan de har det. Gjennom Motivasjonsanalysen™ får lederen et bedre grunnlag for å forstå hva som påvirker motivasjon, mestring og trivsel på jobb. Samtidig blir kartlegging og oppfølging en del av samme prosess.

Cecilie trekker frem at løsningen bygger på forskning, men også på behovet for å se den enkelte medarbeider.

• Les også: Motivati-metoden har blitt forsket på med overbevisende resultat

– Ingen ledere kan gjette seg til hva hver medarbeider trenger til enhver tid. Derfor trenger vi et utgangspunkt for dialogen. Samtidig sikrer tilgangsstyringen at svarene er fortrolige mellom medarbeider og nærmeste leder. Når resultatene samles på avdelings- eller organisasjonsnivå, anonymiseres de. På den måten får virksomheten både innsikt på individnivå og et helhetsbilde av arbeidsmiljøet.  

Løsningen kan også tilpasses den enkelte virksomheten med egne spørsmål dersom det er spesielle forhold eller risikofaktorer man ønsker å følge opp nærmere.

– Det gir et situasjonstilpasset utgangspunkt for den enkelte medarbeider, samtidig som virksomheten får verdifull innsikt som kan brukes til å utvikle både arbeidsmiljøet og lederskapet.

– Dialogen er gullet

– Gjennom Motivasjonsanalysen™ får du et bilde av hva som påvirker medarbeiderens opplevelse av arbeidshverdagen. Vi ser blant annet på faktorer som motivasjon, mestring og hvordan medarbeideren opplever å bli ivaretatt i jobben, sier Cecilie.

Hun forklarer at analysen kan gi ledere verdifull innsikt i hva som ligger bak medarbeidernes opplevelser.

– Vi kan for eksempel se om tidspress påvirker mestringsopplevelsen, eller om det handler om noe annet. Opplever medarbeideren å få nok støtte? Føler vedkommende seg verdsatt og respektert? Har personen den kunnskapen og de ressursene som trengs for å lykkes? Dette er forhold som analysen kan bidra til å synliggjøre.

Samtidig understreker hun at resultatene bare er starten.

– Analysen bidrar til å synliggjøre hvilke områder det kan være behov for å utforske nærmere. Men det er først når leder og medarbeider snakker sammen at man kan utforske årsakene og finne gode løsninger. Dialogen er gullet.

For å hjelpe lederne med nettopp disse samtalene får de også opplæring i det Motivati kaller «den velmente nysgjerrige dialogen».

– På bare halvannen time lærer lederne både å bruke verktøyet og hvilken type samtaleform som egner seg i denne typen samtaler. Vi kaller det den velmente nysgjerrige dialogen, sier Cecilie.

– Den er veldig fin fordi du både respekterer at det er medarbeideren som har skoen på og vet best hvor den trykker, samtidig som du ansvarliggjør. Jeg ønsker at medarbeideren skal ta ansvar for sin arbeidssituasjon, og min oppgave som leder er å gi rammer og muligheter som gjør det mulig.

Målet er ikke at lederen skal komme med alle svarene, men å skape en dialog som gir innsikt og forståelse.

– Som leder skal jeg sette medarbeideren best mulig i stand til å lykkes og levere godt. Når vi kombinerer innsikten fra Motivasjonsanalysen™ med en god dialog, får vi et mye bedre grunnlag for å forstå behovene, finne gode løsninger og skape et godt arbeidsmiljø sammen.

• Les også: Maksimer: – Medarbeidersamtalen er blitt en viktig del av hvordan vi jobber med utvikling