Hvilken undersøkelse for trivsel og arbeidsmiljø skal du bruke?

Det finnes utallige varianter av undersøkelser som brukes til å kartlegge arbeidssituasjonen i virksomhetene. De fleste er anonyme og brukes til å kartlegge på avdelingsnivå, men noen er åpne og brukes til å forberede oppfølging på individnivå. Fellesnevneren er at de skal gi økt innsikt og forståelse for hvordan det står til i organisasjonen. Dette brukes som grunnlag for arbeidet med endringer eller forbedringer. Det er alltid nyttig å vite noe om nåsituasjonen, før det tas stilling til hvilke tiltak som skal prioriteres.

Men, det går ikke alltid som planlagt. Vi har erfart at all bruken av undersøkelser ikke er like gjennomtenkt, og at oppfølgingen ofte er mangelfull. Blir det for mange undersøkelser, er det fare for at medarbeiderne går lei og lar være å svare, eller at de slutter å svare ærlig og heller på automatikk. Med for mange undersøkelser, er også sannsynligheten stor for at man ikke greier å utnytte innsikten til å iverksette tiltak. Det vil svekke medarbeidernes forventning om at noe blir gjort, og svarraten på neste undersøkelse blir trolig lavere.

Det finnes mange undersøkelser å velge mellom når vi skal følge opp og kartlegge medarbeidernes trivsel og arbeidsmiljøet. Det er ikke slik at en undersøkelse nødvendigvis utelukker den andre, men det er viktig å være bevisst på bruken og hva du ønsker å få ut av dem. Vi vil ta for oss noen av undersøkelsene og hensikten med dem.

Les: Er anonyme undersøkelser alltid beste løsning?

Eksempler på undersøkelser til kartlegging av arbeidsmiljøet

Medarbeidertrivselsundersøkelse

Hensikten med medarbeidertrivselsundersøkelser er å kartlegge og få innsikt i viktige arbeidsmiljø- og trivselsfaktorer i organisasjonen. Det gjør det enkelt å identifisere hvor vi er gode, og hvor det er utviklingspotensiale.

En anonym trivselsundersøkelse kan fungere godt som et verktøy for kartlegging på organisasjon og avdelingsnivå. For eksempel i de tilfellene der ledelsen ønsker å bruke resultatene til å forstå håndteringen av en situasjon, og/eller hvordan man kan tilrettelegge for et bedre arbeidsmiljø og høyere grad av tilfredshet.

Risiko og sikkerhet

Undersøkelser for risiko og sikkerhet dreier seg om å kartlegge sikkerhetskulturen og hvilken kunnskap de ansatte har om områder som er viktige for virksomhetens risikobilde. Målet er ikke å ta noen, men for å få en oversikt over hvor det er behov for å sette inn tiltak. Det kan være mangelfull informasjon, behov for å jobbe med holdninger eller annet som peker seg ut som forbedringsrom.

Det er lett å tenke at kartleggingen av risiko og sikkerhet bare gjelder bedrifter med produksjon/verksted/håndverk, og ikke for kontorjobber. Arbeidstilsynet har imidlertid satt søkelys på hvilken risiko for eksempel tidspress kan bety for det psykososiale miljøet, og det er absolutt et viktig element i en kontorhverdag som vi bør ha et bevisst forhold til.

Fysisk arbeidsmiljø

Undersøkelser som kartlegger det fysiske arbeidsmiljøet har som mål å fremme trivsel og produktivitet og hindre belastninger. Det kan være store individuelle forskjeller i hva man trenger av fysiske tilpasninger for å kunne levere godt. Sender dere undersøkelsen ut åpent, gir det mulighet til å følge opp ansatte som melder at de har behov som ikke er dekket.

Bli kjent med: Medarbeiderundersøkelsene hos Motivati

Undersøkelser som forberedelse til dialog mellom medarbeider og leder

Undersøkelser er en effektiv måte å forberede samtaler mellom ansatte og leder. Samtalene får samme utgangspunkt og resultatet kan brukes som mal for samtalen. I tillegg kan vi gjøre nytte av det samlete resultatet for avdelingen etter samtalene. Etter å ha snakket med en og en, vil det samlete resultatet gi en annen verdi enn når du tar utgangspunkt i et anonymt resultat. Da har du fått mulighet til å avklare hva den ansatte faktisk har ment med svarene sine. Åpne undersøkelser forutsetter at du har et verktøy med tilgangsstyring som gjør at det bare er dem som er tildelt lederrettigheter som har tilgang til de individuelle besvarelsene. Ellers kan det gå på tilliten løs.

Det kan være nyttig å utarbeide et årshjul for minimumskravet til antall samtaler mellom medarbeider og leder, men ikke vær for ambisiøs. Tenk nøye gjennom hvilket behov virksomheten din har og start ut med det viktigste først, for lederne har som oftest travle hverdager.

Medarbeidersamtalen

En forundersøkelse hvor medarbeideren gir et bilde på sin oppfatning av sin arbeidssituasjon, gir et godt utgangspunkt til en god og relevant samtale. Underlaget gjør det lettere for deg som leder å forstå, avklare forventninger og sette tiltak og mål for videre leveranser. Medarbeidersamtaler bør gjennomføres minst en gang i året. Ved vekst og mye endringer er behovet for mer for oppfølging, enn ved mer stabil drift.

Les: Medarbeidersamtalen: Å skape verdi gjennom dialog

Bli kjent med: Motivasjonsanalysen™ som forberedelse til medarbeidersamtalen

Temperaturmåler som underlag for oppfølgingssamtaler

Temperaturmålere kartlegger trivsel og engasjement i organisasjonen. Det er en liten undersøkelse som gir innsikt i hvordan de ansatte har det på jobb. Siden de er raske å svare på, kan de sendes ut hyppigere enn de større undersøkelsene. For eksempel månedlig eller kvartalsvis.

Temperaturmålerne egner seg også godt som utgangspunkt for en kort oppfølgingssamtale mellom medarbeidersamtalene, men da er det en fordel de sendes ut åpne, slik at leder kan hente ut individresultatene, slik at utgangspunktet er tilpasset den enkelte.

Les: Slik gjennomfører du en effektiv oppfølgingssamtale

Oppfølging av nyansatte

Undersøkelser egner seg også godt som forberedelse til oppfølgingssamtaler med nyansatte. Undersøkelsene gir et bilde på om den nyansatte finner seg til rette i både arbeidsmiljøet og med arbeidsoppgavene. Dialogen brukes til å avklare forventninger, og sjekke om kart og terreng stemmer. Har bedriften flere ansettelser i løpet av et år, er det smart å samle besvarelsene for å se om det er forbedringsrom i måten nyansatte tas imot og følges opp.

Last ned: Guide: Onboarding av nyansatte

Bli kjent med: Motivasjonsanalysen™ for nyansatte

Sluttsamtale

Når en ansatt velger å gå videre, kan en god sluttsamtale gi my informasjon. Hensikten med sluttsamtaler er å få kartlagt områder virksomheten kan forbedre, samt hva som fungerer godt og må ivaretas. Slike tilbakemeldinger er vi avhengig av for å lære og utvikle oss. I tillegg får begge parter en god og profesjonell avslutning på arbeidsforholdet. Som ved oppfølgingen av nyansatte, kan verdien av rutinen økes hvis det er mulig å se en samlet rapport for besvarelsen.

Her er noen tips til forhold du bør tenke gjennom før neste undersøkelse sendes ut.

• Husk å formidle hensikten med undersøkelsen og hvordan respondentene kan forvente at resultatene blir fulgt opp.
• Er spørsmålene egnet til å få entydige svar?
• Er alle spørsmålene nødvendig?
• Hvilken skala skal brukes?
• Anonym eller åpen?
• Tenk gjennom verdien av aggregerte resultater. Sammenslåing av mange svar, gir omtrent samme verdi som å ta gjennomsnittstemperaturen på et sykehus, er det noen som humoristisk sier.
• Har vi historikk å sammenligne med som kan vise trender?
• Trenger vi en oppfølgende undersøkelse som går i dybden på noen av funnene?

I Motivati har vi satt oss målet å bidra til at det blir flere bærekraftige arbeidsplasser. Vi er opptatt av hvor verdifull dialog er når den tar utgangspunkt i medarbeidernes oppfatning av arbeidssituasjonen. Har du innsikt og forståelse for medarbeidernes ståsted, er det lettere å skape et godt og produktivt arbeidsmiljø.  Derfor har vi utviklet Motivati som gjør denne oppgaven enklere for bedriftene og lederne.

Bli kjent med Motivati