Er medarbeidersamtalen lovpålagt?

En vanlig tilbakemelding fra ledere og medarbeidere, er at de synes medarbeidersamtalen er lite nyttig, og til tider direkte ubehagelig. Et pliktløp for mange, og da er det ikke så rart at man spør seg om dette er noe man skal orke å bruke tid på. Noen tastetrykk i Google rundt «medarbeidersamtalen lovpålagt» blir fort neste steg.

Er en lovpålagt medarbeidersamtale et behov i seg selv?

Selv en dyktig og godt forberedt leder kan møte utfordringer i dialog med sine medarbeidere. Å få ærlige svar på hva som motiverer og trigger en god arbeidsprestasjon hos den enkelte og hvordan det oppleves å bli ivaretatt er ikke den letteste oppgaven for en leder. En kompliserende faktor, er at vår opplevelse av jobbsituasjonen er «ferskvare».

• Les: Vi ønsker oss alle gode prestasjoner

Det rapporteres også om for dårlig oppfølging og forventninger som ikke innfris. Dette kan lett føre til at en medarbeider går fra å være topp engasjert til å bli umotivert, med turnover, sykefravær, korridorsnakk, etc. som resultat. Til tross for dette, legges det adskillige ressurser i medarbeidersamtaler i norske bedrifter og organisasjoner. Hvorfor det? Sannsynligvis fordi det er en forståelse for at det er behov for dialog med de ansatte som går utover den daglige dialogen om arbeidsoppgavene. Drift og daglige utfordringer vil alltid ta plass på bekostning av utvikling hvis det ikke gjøres klare prioriteringer.

Det kan være smart å tenke på medarbeidersamtalen som en strategisamtale på individnivå hvor medarbeider og leder i fellesskap har fokus på hva som skal til å for at den ansatte blir satt i stand til å yte sitt beste på en så selvstendig måte som mulig, og i tråd med virksomhetens behov. Finner man en metode som løser dette, er man også et steg borte fra følelsen av at medarbeidersamtalen er lovpålagt.

• Les: Medarbeidersamtalen. Hvorfor skal vi ha den og hvordan kan den bli verdifull?

Hva sier arbeidsmiljøloven?

Medarbeidersamtalen er ikke direkte lovpålagt, men arbeidsmiljøloven har et overordnet formål som hver virksomhet må finne en forsvarlig måte å ivareta. – å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

– I tillegg ligger det tydelige føringer i § 4–2 og § 4–3 om krav til tilrettelegging, medvirkning, utvikling, og det psykososiale arbeidsmiljøet.

Rammene for hva vi som arbeidsgivere har plikt til å ta vare på for å skape gode og bærekraftige arbeidsplasser, kan kort oppsummeres med følgende:

• Legge til rette for faglig og personlig utvikling
• Tilpasse arbeidsoppgaver til hver ansatt
• Sikre varierte oppgaver og kontakt/kommunikasjon med andre
• Gi mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar
• Gi tilstrekkelig informasjon og opplæring
• Forebygge uheldige fysiske og psykiske belastninger og skader

Dette er kloke anbefalinger som blant annet har sitt utspring i forskningen som viser at indre motiverte medarbeidere leverer best over tid.

Internkontrollforskriften peker på medarbeidersamtalen

Det er vanskelig å ivareta kravene i arbeidsmiljøloven uten å tilrettelegge for individuell dialog. En dialog som sikrer at alle får mulighet til å bli sett, hørt og likebehandlet. I internternkontrollforskriften konkretiseres dette på følgende måte:

«Virksomheten må kartlegge og beskrive hvor det kan oppstå fare eller problemer for helse, miljøet og sikkerheten på arbeidsplassen. Dette gjelder både i forhold til det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. Medarbeidersamtale er en form for kartlegging for å fremskaffe informasjon om forholdene på arbeidsplassen. Det er krav til dokumentasjon av hvordan virksomheten kartlegger risikoforholdene. Det vil si at informasjon fra medarbeidersamtalene skal dokumenteres, og er viktig for å oppfylle kravene i internkontrollforskriften.»

Har ledelsen hele ansvaret?

Det er ikke mulig for arbeidsgiver alene å ta ansvaret for å utvikle et sunt og utviklende arbeidsmiljø. Derfor regulerer arbeidsmiljøloven § 2-3 medarbeiders medvirkningsplikt:

«Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.»

Dette betyr at det skal mye til for at en medarbeider kan motsette seg å delta i en samtale som har til formål å ivareta pliktene i arbeidsmiljøloven. På den annen side, er det viktig at arbeidsgiver tilstreber å utøve et lederskap som bygger tillit, slik at den ansatte føler seg trygg nok til å medvirke på en konstruktiv og åpen måte.

Vi mener at medarbeidersamtaler er ett av flere gode tiltak for å ivareta formålet i loven, men det må tenkes nytt i forhold til metode. Det holder ikke at hver part forbereder seg ut fra et generelt skjema med spørsmål, som så igjen skal avstemmes spørsmål for spørsmål, uten at det blir prioritert hva som er viktig for medarbeideren og rollen. Uforholdsmessig tidkrevende er det også. Motivati har spesialisert seg nettopp på medarbeidersamtalen. Samtalen styres av Motivasjonsanalysen™ som viser hvordan den ansatte har det i sin arbeidssituasjon.

• Les: Skeptisk til medarbeidersamtalen?

Vi trenger konkret og relevant dialog for å bygge relasjoner og tillit

All endring krever motivasjon, og en leder må derfor bli kjent med den enkelte medarbeiders behov og ønsker, også hvilken type lederskap som passer best for den enkelte. Vår erfaring, er at det fungerer best at leder tar utgangspunkt i hvordan den ansatte selv opplever sin arbeidssituasjon, og så avstemmes dette gjennom dialog sett i lys av rollen til den enkelte og organisasjonens behov.