‘Den vanskelige samtalen’

Selve begrepet ‘den vanskelige samtalen’ er krevende – hva er det egentlig som er vanskelig?

Vanskelige tema?

Det er flere element ved en samtale som kan være vanskelig. Selvfølgelig kan det være et vanskelig tema å ta opp – er du nødt til å be noen om å endre atferd? Gjelder samtalen en konfliktsituasjon? Er det nødvendig med organisasjonsendringer i form av nedbemanninger og oppsigelser? Har det blitt varslet om kritikkverdige forhold, og du må begynne å nøste i hva dette handler om?

Hva som oppleves som et vanskelig tema er subjektivt, og preges av hva du selv synes er vanskelig, hvilke erfaringer du har fra før, og hva som vekkes av tanker og følelser i deg. Fellesnevneren er at de kan skape reaksjoner hos den du skal ha samtalen med.

Vanskelige reaksjoner?

Ulike tema kan være vanskelige å ta opp fordi du selv synes de er krevende, men også fordi de kan være krevende for den du skal snakke med. En sak du tenker kan være vanskelig å ta opp, kan bli mottatt på en god måte, og da er jo ikke temaet like vanskelig lenger!

Følelsesmessige reaksjoner er ikke lette å forutse, og dermed utfordrende å forberede seg på.

Hvilke reaksjoner som er vonde å håndtere er knyttet til hvem du selv er; hva du synes er vanskelig, og hva en slik reaksjon kan trigge i deg.

Å møte andres følelsesuttrykk kan være krevende. Noen synes det er vanskelig å håndtere andres gråt. Andre synes det er mer vanskelig å møte sinne. For andre igjen kan det verste være å møte arroganse eller å bli latterliggjort.

Hvem vil vel være den som får en medarbeider eller kollega til å bli sint, frustrert eller lei seg? - De fleste av oss vil aller helst at de rundt oss skal ha det bra! Og de færreste av oss ønsker å stille seg i en posisjon der det er nærliggende å bli skjelt ut, kritisert eller miste tillit og anseelse/respekt.

• Les mer: Hva er en god tilbakemelding?

Din rolle

Et annet element som påvirker hvor vanskelig ‘den vanskelige samtalen’ er, er knyttet sammen med hvilken rolle du har i denne samtalen, og hvilken relasjon du har til den du skal snakke med. I arbeidssammenheng er den vanskelige samtalen ofte knyttet opp mot rollen du har. Som leder må du ta opp saken dersom en medarbeider ikke leverer, som HR-leder må du kanskje stå i oppsigelsessaker etc. Det er rollen som styrer hvem som skal inn i samtalen og hvordan saken skal håndteres.

Det kan være stor forskjell på å gå inn i en slik samtale med en person du føler deg sterkt knyttet til, eller som du vet gjør sitt aller beste, uten likevel å klare oppgavene godt nok. For ikke å snakke om hvor vanskelig det kan være å gi et negativt budskap til en person du vet er i en krevende livssituasjon. Om du i tillegg må fortsette å forholde deg til denne personen i lang tid etter samtalen kan det være ekstra krevende å gå inn i materien.

Relasjoner

Det vanskeligste med ‘den vanskelige samtalen’, handler i ytterste konsekvens om at samtalen kan utfordre, påvirke og prege relasjonen mellom deg og den du skal ha samtalen med.

• Les mer: Relasjonsledelse - det moderne arbeidsliv

Hvordan skal jeg forholde meg til ‘den vanskelige samtalen’?

Om samtalen blir vanskelig handler altså mye om hva du selv synes er vanskelig å sette ord på, og hvordan du selv føler du kan håndtere de ulike reaksjonene som måtte komme.

Det å grue seg til noe kan skjerpe sansene og hjelpe deg å mobilisere. Å gå inn i en ‘vanskelig samtale’ med litt nervøsitet og uro kan presse deg til å gjøre gode forberedelser og hjelpe deg til å holde på oppmerksomheten og fokuset gjennom dialogen.

Å la være å ta ‘den vanskelige samtalen’ kan gjøre vondt verre. Det er sjelden det lønner seg å utsette noe bare fordi det kjennes krevende. Tar man tak i ubehagelige temaer når de dukker opp, kan man snu den vanskelige samtalen til å bli ‘den nødvendige samtalen’.

Min utfordring til deg blir denne: Tenk at ‘den nødvendige samtalen’ er nødvendig å holde fordi den er viktig.

Et slikt utgangspunkt kan hjelpe deg å:

• ta tak i vanskelige tema på et tidligere tidspunkt, gjerne før de blir så vanskelige
• håndtere eventuelle reaksjoner på en bedre måte, de hører med
• gjøre deg tydeligere i kommunikasjonen, det er lettere å vite hva du står for og mener

Dette bidrar til å bygge tillit og styrke relasjoner! Og husk: Forventninger har en tendens til å gå i oppfyllelse – også forventninger om det som kan gå bra!

• Les mer: Den nødvendige samtalen = Den vanskelige samtalen 2.0?

‍