Misliker du medarbeidersamtalen? Her er metoden som faktisk fungerer!

Medarbeidersamtalens frynsete rykte går en tøff tid i vente. Nå finnes det nemlig forskningsbevis på at en ny metode fungerer.

Med jevne mellomrom dukker den opp, innkallelsen til medarbeidersamtalen. Det er tid for den konstruktive samtalen, hvor hodet skal tømmes, sjelen skal vrenges og alle forhold skal på bordet.

Både sjef og medarbeider skal få følelsen av å leve i den perfekte profesjonelle symbiose, og ut på andre siden skal den nyrensede og nymotiverte medarbeideren være klar til ny dyst. Eller?

– Direkte ubehagelig

– Sannheten er dessverre often en annen. Mange ledere og medarbeidere synes medarbeidersamtalen er lite nyttig, og til tider direkte ubehagelig, forteller Cecilie Lycke, daglig leder og grunnlegger av Motivati.

Hun peker på de typiske fellene man går i: Sjefen googler «mal for medarbeidersamtale» og får servert et skjema med generelle spørsmål som skal få frem den gode dialogen. Når samtalen blir gjennomført, er den ikke tilpasset den enkelte medarbeideren. Samtalen sporer av. Konkrete tiltak blir ikke satt opp.

Og hva skjer etterpå? Sjefen legger referatet en skuff, lettet over å kunne si «check» for å ha gjennomført samtalen. Medarbeideren går fra møtet demotivert, utrygg og lettet over at det blir en stund til neste samtale.

• Sliter du med unyttige medarbeidersamtaler? Slik fungerer metoden i praksis

Individuelt tilpassede medarbeidersamtaler

Motivasjonen bak bedriften Motivati ligger nettopp i den mislykkede medarbeidersamtalen. Lycke jobbet 20 år innenfor HR og erfarte selv behovet for en metodikk som kunne ta medarbeidersamtalen til et nytt nivå.

– Jeg var en av de som testet utallige maler for medarbeidersamtalen på nett, i håp om å finne en metode som la grunnlaget for en god og kvalitetsrik samtale. Så kom jeg over en programvare som for en gangs skyld tok utgangspunkt i medarbeideren, og dette satte i gang tankene om å starte Motivati.

Programvaren ble videreutviklet til å passe i såvel norske som internasjonale markeder. På bare fem år har et mangfold av bedrifter tatt verktøyet i bruk.

Cecilie Lycke, daglig leder i Motivati digitale lederverktøy.

Foto: Øystein Haara

Skybasert lederverktøy

Hele programvaren er skybasert og prosessen starter med en en digital undersøkelse som tar cirka 15 minutter å besvare, og som passer til alle roller i alle typer virksomheter. Resultatet synliggjør medarbeidernes viktigste motivasjonsfaktorer, samtidig som den gir et bilde av hvor tilfreds de er med arbeidssituasjonen sin.

– Basert på undersøkelsen får lederen innsikt i den ansattes jobbhverdag, og det blir helt tydelig for begge hva samtalen bør dreie seg om. Dette legger forholdene til rette for at medarbeideren fullt ut kan forstå rollen og arbeidsoppgavene sine, ta ansvar for eget arbeid – og dermed levere best mulig, forklarer Lycke og understreker:

Den ansatte vil føle seg sett, samtidig som han eller hun blir ansvarliggjort ved å selv få komme med forslag til tiltak og forbedringer. Det er rett og slett den beste måten å bringe bedriftens strategi ned på individnivå.

For selskapet har det vært viktig å utvikle et verktøy som kan hjelpe lederne til å mestre oppgaven med å utvikle medarbeiderne bedre.

– Da trenger de et enkelt verktøy som støtter prosessene i form av struktur rundt oppfølgingen og dokumentasjonen, kombinert med en god metode. Dette bidrar til en tydelig, involverende dialog som gir selvstendige og fornøyde medarbeidere, sier Lycke.

Motivati har også funksjonalitet som gjør det enklere å ivareta god oppfølging av de ansatte gjennom hele ansattreisen. I verktøyet finner du en bank med undersøkelser som blant annet egner seg til oppfølging ved oppstart eller avslutning av et arbeidsforhold, oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor, kompetansekartlegging eller undersøkelser som egner seg til små temperaturmålinger i arbeidsstokken i løpet av et arbeidsår. Alt kan tilpasses hver virksomhets behov.

• Bli bedre kjent med Motivati: Se alle spørsmål og svar

Godt mottatt både i privat og offentlig sektor

HR-rådgiver i Osterøy kommune, Marit Vinnes, mener at forskjellen på medarbeidersamtalen før og etter Motivati er stor.

– Det blir et bedre fokus, der lederne får snakke med hver enkelt om hva som er viktig for dem. Det gir også en anledning til å avstemme forventninger, noe som oppleves som veldig viktig. Medarbeidersamtalen har blitt tydeligere og mer relevant, forteller Vinnes.

For kommunen har også den enkle implementeringen vært avgjørende.

– Min erfaring etter å ha vært igjennom første runde er at det er enkelt og fleksibelt i bruk. Det er også av stor verdi at verktøyet enkelt kan tilpasses vår struktur med mange medarbeidere i ulike sektorer, sier Vinnes.

Camilla Heidenreich Bommen, daglig leder i SuperOffice Norge, bekrefter også hvordan kvaliteten på selve samtalen har løftet seg mange hakk med Motivati.

– Både leder og medarbeider vet hva man skal fokusere på i samtalen, og hvor eventuelle utfordringer ligger. Ikke bare har vi blitt bedre på medarbeidersamtaler, men det har faktisk blitt lettere å lede også.

Forskning på metoden

Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI. Foto: Privat.

Motivati-metoden er også forsket på. Institutt for Ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI har gjennomført en feltstudie på metoden, under ledelse av førsteamanuensis Mads Nordmo Arnestad.

Målet var å kartlegge om medarbeidernes opplevelse av medarbeidersamtalen første gang de får forberede seg med Motivati oppleves som signifikant bedre, enn ved bruk av tradisjonelle skjemaer som forberedelse.

Resultatet viste at det det finnes empirisk grunnlag for å si at Motivati-metoden virker signifikant bedre enn den vanlige papirbaserte metoden som vi har vært vant med å bruke.

– Dette er jo veldig viktige faktorer, så det er gode nyheter, særlig med tanke på at intervensjonen Motivati gjorde var ganske beskjeden med bare 1,5 times opplæring av lederne, sier Arnestad.

Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI. Foto: Privat.

Nyttig – gjort på riktig måte

Gitt medarbeidersamtalens litt frynsete rykte, er Lycke fornøyd med at det er kommet noe positivt og dokumenterbart ut om medarbeidersamtalen. Grunnlaget som Motivati-metoden gir er ikke et fasitsvar, men et utgangspunkt for en samtale basert på hvordan medarbeideren opplever sin arbeidshverdag. Du sparer ikke bare tid på selve samtalen med denne metoden, verktøyet er også lett å implementere og lett å bruke.

Gjennomført med riktig grunnlag, er samtalen både nyttig og utviklende, konstaterer Lycke.

(Artikkelen ble først publisert på E24.no)