Er du bevisst på hvordan du gir tilbakemeldinger på arbeidsplassen?
Tilbakemeldinger er et kraftfullt virkemiddel for økt motivasjon og måloppnåelse. Dagens samfunn og unge arbeidstakere setter høyere krav til både oppfølging og utvikling. Dette gjør at vi hele tiden må tenkte nytt når det kommer til ledelse.
En tilbakemelding skal gis for å motivere og inspirere til videre utvikling.
En god tilbakemelding handler ikke om den er positiv eller kritisk, men hvordan den gis. Dette gjelder både om du er leder som skal gi tilbakemelding til ansatte, eller om du er ansatt og skal gi tilbakemelding til din leder eller kollega.
Tilbakemeldingen må gis i en form som fører til høyere grad av motivasjon, og vilje til forandring. En tilbakemelding skal ikke gis for å sette andre i forlegenhet, men den skal gis for å hjelpe den andre parten. Den skal ha som hensikt å gi mening, retning og/eller innspill til jobben vi gjør. Det er fint å vite om vi er på «rett vei» eller om vi er nødt til å skifte retning. Tilbakemeldinger er en form for sosialt samspill. Vi har alle et behov for å bli sett og anerkjent for den jobben vi gjør.
Mange opplever det som vanskelig å skulle gi en tilbakemelding, spesielt i tilfeller der man ønsker å korrigere en atferd eller en handling hos den andre parten. Det hender derfor at vi lar det passere. Vi stikker hodet i sanden og unngår situasjonen og ubehaget det kan medføre.
Er anonyme tilbakemeldinger en god løsning?
Anonyme tilbakemeldinger er en voksende trend sammen med den teknologiske utviklingen. Utfordringen er at de gjøres skriftlig, og en skriftlig tilbakemelding kan fort bli oppfattet som hard. Vi har lett for å misforstå og tolke den i en annen mening enn det den var tenkt. Dessuten er ikke alltid anonyme tilbakemeldinger like gjennomtenkt og konstruktiv. Det er lettere å slenge ut det første man tenker, fordi konsekvensene for å ødelegge omdømmet eller relasjonen ikke er til stede.
Mottakeren av den anonyme tilbakemeldingen vil også kunne kjenne på høyere grad av engstelse. Det vil åpne rom for en rekke spørsmål sammen med spekulasjoner i hvem som ga denne tilbakemeldingen.
Anonyme tilbakemeldinger kan kanskje virke som den enkleste løsningen, og mange tyr til den, men det er ikke den enkleste løsningen vi velger om vi vil skape vekst og utvikling. Vi kan ikke mekanisere oss ut av lederskapet eller relasjoner. Vi må tåle å stå i ubehaget og ta ansvar, da blir både mestringen og den personlige utviklingen større.
Tilbakemeldinger burde alltid gis muntlig, i en 1:1 dialog
Som leder må du vite hva de ansatte trenger, og hva de motiveres av, for å kunne gi en god og konkret tilbakemelding. Du må bli kjent med de ansatte. Kari kan ha helt andre behov enn Pål, og både Kari og Pål kan ha helt andre behov enn deg. Det er fort gjort å tilegne andre de samme behovene som du har, så her må man passe på å ikke hoppe til en konklusjon.
Du må snakke med de ansatte. Gå i dialog. Dette vil gi deg innsikt. Innsikten gjør det lettere å avklare forventninger – hva kan innfris? Og hva kan ikke innfris? Det handler ikke om å si ja til alt, men å faktisk ta seg tid til å lytte og være tydelig. Er du til stede og engasjert i dialogen, vil det være lettere å skape en god relasjon og gi konstruktive tilbakemeldinger som går på endring eller korrigering av atferd.
Hvordan kan du starte en tilbakemelding?
Når du skal gi en tilbakemelding, start med å bekrefte på relasjon, og gi anerkjennelse. Dette er en effektiv teknikk for å få mennesker med seg, og skape trygghet i dialogen. Spør hvordan de har det, vær positiv, vis at du lytter og vil dem vel.
Deretter kan du gå videre på sak. Hva er det du ønsker å gi tilbakemelding på? Gjerne konkretisert med eksempel/situasjoner. Gi tilbakemeldingen fra «jeg-ståstedet». Hvordan påvirker situasjonen/atferden deg eller resten av teamet? Og hva kan man eventuelt gjøre annerledes for at dette skal bli bedre?
Hvis du syns det er vanskelig å være direkte på sak, kan du prøve å stille spørsmål i stedet. For eksempel «hvordan syns du vi skal gjør det?», «hva tenker du om dette?». Medarbeider må ta ansvar for egen situasjon, men du som leder kan tilby hjelp og støtte, og være en god diskusjonspartner på løsning.
Avslutt med å bekrefte på relasjon, slik at samtalen avsluttes med en god tone.
Les: Relasjonsledelse – det moderne arbeidsliv
Hvor ofte og i hvilken form skal man ha samtalene?
Tid er ofte en utfordring hos mange, så et tips er å sette et minimumskrav for faste samtaler. Hvor ofte skal vi ha 1:1 samtaler? Involver gjerne de ansatte i hvor ofte de ønsker samtaler, eller hvilke typer samtaler. Fungerer det best med noen faste formelle, eller ønsker de flere hyppige kaffeprater? De aller fleste liker tradisjoner, så faste holdepunkter i kalenderen kan være smart!
Skrevet av Malin Lilletvedt, organisasjonsrådgiver i Motivati
Bli kjent med Motivati
Ønsker du å forbedre oppfølgingen med dine medarbeidere?
Motivati er verktøyet som gir deg innsikt i hva hver ansatt trenger for å trives og prestere på jobb. Ved hjelp av Motivasjonsanalysen™ i forberedelse til medarbeidersamtalen og andre nyttige kartlegginger.
Avtal demo
Meld deg på nyhetsbrev
Vi deler oppdateringer og fagartikler innen lederskap, motivasjon og kompetanse en til to ganger i måneden.