Medarbeidersamtalen er viktigere enn noen gang

Dialogen med dine ansatte trenger ikke å bli upersonlig selv om dere ikke treffes fysisk. Og lurer du på å utsette medarbeidersamtalene, så er det viktigere å ta den dialogen nå. Jeg vil si viktigere enn noen gang, nå som motivasjonen og tryggheten har blitt utfordret for mange arbeidstakere over en veldig lang periode.

Min sterke anbefaling er å fokusere på arbeidssituasjonen til dine medarbeidere og ta dialogen med de ansatte på alvor.

Ikke utsett medarbeidersamtalen nå, snarere tvert om. Det er utrolig verdifullt å få sjekket ut hvordan den «nye» arbeidshverdagen påvirker hver enkelt, der fleksibilitet er fint for mange.  Derfor er heller ikke medarbeidersamtalen over nett noe du trenger å vegre deg for.

• Les: Medarbeidersamtalen. Hvorfor skal vi ha den og hvordan kan den bli verdifull?

Mange står fremdeles i en vanskelig situasjon med permitteringer, oppsigelser og usikre medarbeidere og ledere som ikke vet helt hvordan fremtiden vil se ut. Hvordan skal vi håndtere dette for å kunne lande med beina godt på den andre siden?

I de første ukene av nedstengningen i 2020  delte jeg hjemmekontoret med mannen min, det slo oss ikke at dette var noe som kom til å bli langvarig. En av oss brukte kontorkroken vi hadde på soverommet, mens den andre satt i senga med laptopen på fanget. Det sa jo seg selv at dette ikke gikk i lengden, og vi fikk heldigvis andre løsninger på plass. Som medarbeider følte jeg meg også litt fortapt, helt til vi fikk struktur på den daglige dialogen oss kolleger imellom, og gode verktøy for digitale møtesteder kom på plass.

• Les: Det er i dialogen det skjer

Selv om det er lett å tenke at «jeg kjenner mine medarbeidere godt nok», er vi i en helt ny situasjon alle sammen. Vi har stått i dette en stund og tilpasset oss etter beste evne, men du vil garantert bli overrasket over de positive effektene du oppnår ved å sette av tid til å snakke med hver enkelt. Sett derfor medarbeidersamtalen i øvre sjiktet på blokken din i tiden fremover. Her kommer noen gode tips på veien.

• Les: Mal for medarbeidersamtalen

‍

1. Før samtalen:

Ha et så konkret utgangspunkt som mulig – nøkkelen ligger i forberedelsen.Det kan være fristende å kjøre de samme 20 forberedende spørsmålene de alltid har fått, men det blir fort lite relevant. Du kan gjerne bruke disse spørsmålene som et utgangspunkt, men jo mer tilpasset de blir den enkelte medarbeider, jo bedre er det. Hvorfor? Det er viktig at det snakkes om det som er viktig for den enkelte, da har både leder og medarbeider noe konkret å forholde seg til og man sparer verdifull tid.

Fokuser på medarbeiders motivasjon. I utfordrende tider er det den som forsvinner raskt hvis man ikke føler seg sett eller hørt. Deretter kan du ta tak i det praktiske. Har medarbeider de verktøy som trengs for å kunne gjøre jobben sin på en god måte?

2. Under samtalen:

Fokuset i selve samtalen bør ligge på det som er viktig og relevant for medarbeiderens arbeidssituasjon, sett opp mot bedriftens behov og muligheter. Har forventningene til medarbeider endret seg i den nye situasjonen dere eventuelt befinner dere i? Hva med medarbeiders forventninger, har disse endret seg? Resultatet er at medarbeideren vil føle seg sett, samtidig som han eller hun blir ansvarliggjort ved selv å få komme med forslag til tiltak og forbedringer. Og du må tåle å vente på svar og la medarbeider prate. Det du bør være obs på hvis du tar møtet over nett, er at du ikke ser hele kroppsspråket til den du snakker med på samme måte som i et fysisk møte. Derfor er lytting ekstra viktig. Nøkkelen for deg som leder er å være åpen og velment nysgjerrig.

3. Etter samtalen:

Bli enige om veien videre i løpet av samtalen. Hva skal til for at den enkelte kan forvalte sin arbeidssituasjon og sine arbeidsoppgaver på en så god måte som mulig? Konkretiser dette i en handlingsplan med oppfølgingspunkter hvis det trengs. Er dere i stor endring, kan gjerne oppfølging fra leder komme tettere enn vanlig. Sørg for at alt kan lagres i skyen eller lignende, ellers er det lett for at det bare blir liggende i en skuff, og etter en stund blir man usikker på hva det var man egentlig ble enige om.

• På tide å fornye medarbeidersamtalen? Prøv Motivati

Kort oppsummert:

• Har du tenkt å utsette medarbeidersamtalene? Ta de heller over nett, spesielt i tider med mye endring eller usikkerhet.
• Sett av god tid.
• Prøv å tilpasse utgangspunktet for samtalen til den enkelte medarbeider. Nøkkelen ligger i god forberedelse, slik at det som tas opp oppleves relevant.
• Hva forventes av medarbeider fremover? Hva forventer medarbeider?
• Vær nysgjerrig og still åpne spørsmål. Vent tålmodig på svar.
• Bli enige om veien videre og konkretiser dette i en handlingsplan hvis det trengs.