Skeptisk til medarbeidersamtalen? Her er metoden som fungerer

Motivati kunde Norengros

Borghild Midttun og Thomas Tennebø synes det er givende å ha medarbeidersamtaler – både som leder og medarbeider. Foto: Brand Studio

Ved hjelp av Motivati-metoden har Norengros tatt medarbeidersamtalen til et nytt nivå.

Den kleine eller ubehagelige medarbeidersamtalen er historie for ansatte i bedrifter som har tatt i bruk den nye metoden for medarbeidersamtalen.

Norengros har allerede brukt Motivati lederverktøy helt siden 2016. Før det ble samtalene oftest oppsummert på et papir og lagt i en skuff, uten noen form for oppfølging. Nå har de all informasjon lagret i skyen og lederne får et utgangspunkt som gjør det tydelig hvordan medarbeideren opplever sin arbeidshverdag.

– Før kunne en medarbeidersamtale være veldig generell og til tider litt for mye utenfor agenda. Man holdt seg til selvfølgelighetene og styrte unna de egentlige utfordringene, sier Thomas Tennebø, salgssjef, ansvarlig for forretningsutvikling, prosjekt og storkunder hos Norengros i Bergen, og utdyper:

– Nå er vi blitt flinke på å «cut the crap» og samtalene blir derfor mer konstruktive – og mye mer nyttige både for medarbeideren og meg som leder.

Slik fungerer metoden

Cecilie Lycke, daglig leder i Motivat
Cecilie Lycke, daglig leder i Motivati digitale lederverktøy. Foto: Øystein Haara

I forkant av samtalen svarer medarbeideren på en undersøkelse som tar cirka 15 minutter. Dette synliggjør medarbeiderens viktigste motivasjonsfaktorer og gir et bilde av hvor tilfreds han eller hun er med arbeidssituasjonen sin.Det blir dermed helt tydelig hva samtalen bør dreie seg om.

Dette hjelper lederen med å legge forholdene til rette, slik at medarbeideren fullt ut kan forstå rollen og arbeidsoppgavene sine, ta ansvar for eget arbeid – og dermed levere best mulig.

Etter samtalen er det enkelt å opprette en handlingsplan, konkretisere kompetansemål, legge inn påminnelser og opprette notater. Dette kan sees og følges opp av begge involverte.

– Medarbeidersamtalen er den beste måten å bringe bedriftens strategi ned på individnivå, sier Cecilie Lycke, administrerende direktør og grunnlegger av Motivati, bedriften bak verktøyet.

Virker signifikant bedre

Mads Nordmo Arnestad - Motivati - Medarbeidersamtale
Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI. Foto: Privat.

Det er faktisk bevist gjennom nyere forskning, gjort av Handelshøyskolen BI, at Motivati-metoden fungerer betraktelig bedre enn andre metoder for medarbeidersamtaler.

Mads Nordmo Arnestad ved Handelshøyskolen BI, Campus Bergen har utført effektstudien som evaluerer Motivati-metoden.

– Vi fant blant annet ut av deltagerne i Motivati-gruppen opplevde å få signifikant mer anerkjennelse for det positive de gjør i jobben sin. Det er noe vi vet er veldig viktig for både motivasjon, jobbengasjement og læring, sier BI-forskeren.

Gode erfaringer hos Norengros

Thomas og kollega Borghild Marie Midttun, som er salgssjef for helseprodukter i Norengros, deler sin begeistring for verktøyet:

– Erfaringene med verktøyet er veldig gode og tilbakemeldingene fra medarbeiderne likeså. Funksjonaliteten er selvforklarende og det er utrolig nyttig å ha alt samlet digitalt og på ett sted, sier Borghild.

– Det jeg liker veldig godt med metoden, er at jeg lærer å kjenne de ansatte på en helt ny måte fordi vi tør å ta tak i de viktige tingene. Det som kommer ut av samtalen, blir så håndfast. Handlingsplanen som vi sammen kommer frem til gjør at bordet fanger, begge veier. På denne måten blir jeg en bedre leder også, forteller Thomas. Borghild legger til:

– Når motivasjonsanalysen er klar og utgangspunktet for samtalen ligger på bordet, gir det et godt bilde av situasjonen til medarbeideren. Mange får en slags aha-opplevelse når de ser den og sier at «ja, det er jo akkurat slik det er, men jeg klarte ikke helt å sette ord på det selv». For meg er medarbeidersamtalen en nyttig arena for å lufte stort og smått, godt og vondt, og det er viktig å bruke tiden riktig. Denne metoden gjør at vi dykker lengre ned i materien og får i gang de virkelig gode diskusjonene.

Motivati kunde Norengros

(F.v.) Wenche Ekevold, Borghild Midttun, Linda Juliussen og Thomas Tennebø i Norengros benytter seg alle av Motivati-metoden. Foto: Brand Studio

Bedre kontinuitet – også ved lederbytte

Da Borghild startet i Norengros som ny leder for noen år siden, hjalp verktøyet henne å komme kjapt i gang med lederoppgavene.

– Som nyansatt leder, overtok jeg innsynsretten til mine medarbeideres tidligere leder. Dette gjorde at jeg kunne lese meg opp på arbeidssituasjonen og historikken deres, og stille best mulig forberedt til medarbeidersamtalen. Dette sikret også god kontinuitet for de ansatte, forteller Borghild.

Som ny i Norengros, fikk Borghild tett oppfølging med god støtte fra verktøyet. Etter to uker mottok hun en undersøkelse som kartla om hun hadde fått det hun trengte av praktisk tilrettelegging i oppstarten. Og i de påfølgende månedene ble det videre kartlagt hvordan hun hadde funnet seg til rette med nye arbeidsoppgaver og det nye arbeidsmiljøet gjennom motivasjonsanalyse for nyansatt.

– Vi kunne ta en fot i bakken og det ga oss en bedre mulighet for å korrigere underveis hvis det var noe som manglet, sier Borghild.

Motivati kunde Norengros

Økonomi- og HR-sjef Wenche Ekevold og administrasjonssjef Linda Juliussen benytter seg av flere moduler av Motivati sitt verktøy. Foto: Brand Studio

Et helhetlig verktøy

For bedriften som helhet, gir Motivati sitt verktøy ikke bare tilgang på medarbeidersamtalemetoden, men også tilgang på flere moduler som er nyttige for HR. En bank av undersøkelser kan brukes til inspirasjon og utgangspunkt til oppfølging av nyansatte, arbeidsmiljøundersøkelser, lederevalueringer, fravær og kompetansekartlegging.

Økonomi- og HR-sjef Wenche Ekevold og administrasjonssjef Linda Juliussen forteller at selv om arbeidsstokken i Norengros består av mennesker med mange forskjellige yrker og avdelinger, blant annet lagerarbeidere, sjåfører, selgere, salgsstøtte, logistikk, kundeservice, innkjøpere, økonomimedarbeidere og renholdere, kan verktøyet brukes på tvers av alle. Spørsmålene som stilles i spørreundersøkelsen er like for alle og det blir dermed enkelt å måle temperaturen på hele organisasjonen.

– Medarbeidersamtaler har vi hatt i mange år i vår bedrift, men nå har vi endelig fått et verktøy som er ryddig, elektronisk, oversiktlig og likt for alle, avslutter Wenche.

Meld deg på nyhetsbrevet vårt

Andre kundehistorier: