Allier Gruppen: Utvikler både mennesker og organisasjon med medarbeidersamtaler

Med 288 ansatte fordelt på 11 selskaper trenger Allier Gruppen gode verktøy for å skape struktur, gode samtaler og systematisk oppfølging. Ved hjelp av medarbeiderundersøkelser, Motivasjonsanalysen™ som forberedelse til medarbeidersamtalen og handlingsplaner bruker konsernet Motivati til å skape gode samtaler, følge opp medarbeidere og få innsikt som bidrar til videre utvikling av arbeidsmiljøet.  

– Vi er veldig fornøyde med både systemet, brukervennligheten og oppfølgingen vi får. Det er veldig kort responstid når vi trenger hjelp, og vi opplever at Motivati hele tiden utvikler seg videre, sier Hege Stunner, HR-leder i Allier Gruppen.

Konsernet består av 11 ulike selskaper med alt fra 2 til 102 ansatte. Siden 2017 har Motivati vært en viktig del av arbeidet med medarbeiderutvikling, arbeidsmiljø og lederstøtte.

• Les også: Medarbeidersamtalen: Å skape verdi gjennom dialog

Medarbeidersamtaler med struktur og innsikt

Før Motivati ble tatt i bruk, foregikk medarbeidersamtalene på papir.

– Det var mye ark og vanskelig å finne tilbake til tidligere samtaler. Nå har vi alt samlet digitalt, og det er mye enklere å følge opp over tid, sier HMS-leder Ingunn Wulf i Allier Gruppen.

I dag bruker alle selskapene i konsernet Motivati til å gjennomføre og følge opp medarbeidersamtalene.

Allier Gruppen har også tilpasset spørsmålene i Motivati til sin egen organisasjon. I starten brukte de tid på å sikre at spørsmålene traff godt nok, særlig knyttet til HMS og psykososialt arbeidsmiljø.

– Vi måtte jobbe med både spørsmålene og spørsmålsstillingen. Noen av spørsmålene måtte spisses mot Allier Gruppen, sier Wulf.

Alle lederne gjennomfører samtalene etter samme struktur, og resultatene kan analyseres både på individ-, selskaps- og konsernnivå.

– Vi ser virkelig verdien av å kunne hente ut aggregerte resultater. Da får vi et godt bilde av hvordan konsernet utvikler seg over tid, og om vi lykkes med tiltakene vi har satt i gang, sier Trond Bertelsen, administrasjonskoordinator hos Anders O. Grevstad og administrator for Motivati i Allier Gruppen.

– Vi lager også selskapsvise rapporter som ledere bruker videre i sine selskaper. Da ser de hvor skoen trykker, hva som fungerer bra og hva de bør jobbe videre med, forklarer Stunner.

Motivasjonsanalysen™ skaper bedre samtaler

Kjernen i medarbeidersamtalen er Motivasjonsanalysen™, som medarbeiderne gjennomfører i forkant av samtalen. Analysen synliggjør hvilke faktorer som er viktigst for den enkelte medarbeider, og hvor det eventuelt finnes et gap mellom viktighet og opplevelse i arbeidshverdagen.

– Gapanalysen gjør det enklere å forstå hva medarbeideren trenger å snakke om. Da blir samtalen mer relevant og målrettet, sier Stunner.

I stedet for å starte medarbeidersamtalen med generelle spørsmål, får leder og medarbeider et konkret utgangspunkt for dialogen.

– Når vi ser et gap, kan vi bruke det som utgangspunkt for en god samtale. Da kan vi spørre hva det handler om, hva som ligger bak, og hva som kan gjøre arbeidshverdagen bedre, sier Stunner.

Wulf trekker frem at Motivasjonsanalysen™ også gjør medarbeiderne mer bevisste på egen arbeidssituasjon.

– Du kan gå inn og se tidligere resultater og reflektere over hva du ønsker å ta opp i samtalen. Det gjør at både leder og medarbeider møter bedre forberedt, sier Wulf.

Etter samtalen dokumenteres mål, tiltak og oppfølging i handlingsplanen, slik at både leder og medarbeider enkelt kan følge opp det de har blitt enige om.

– Handlingsplanen gjør det tydelig hva vi har blitt enige om, og gjør det enklere å holde tak i tiltakene også etter at samtalen er gjennomført, sier Bertelsen.

Gir innsikt i det psykososiale arbeidsmiljøet

En viktig gevinst for konsernet er muligheten til å bruke resultatene til å arbeide systematisk med arbeidsmiljøet.

– Motivasjonsanalysen™ gir oss verdifull dokumentasjon og innsikt i det psykososiale arbeidsmiljøet. Vi kan se hvilke områder vi bør jobbe mer med, og hvilke ting vi gjør bra og må fortsette med, sier Wulf.

Resultatene brukes aktivt både i ledergrupper, selskapsmøter og konsernets allmøter.

– På konsernnivå ser vi om vi har forbedret oss siden forrige runde, om tiltakene har hatt ønsket effekt, eller om det er nye områder vi må jobbe videre med. Det gjør resultatene veldig nyttige, sier Bertelsen.

Denne innsikten brukes aktivt når konsernet planlegger videre tiltak.

– Vi presenterer de viktigste funnene for alle ansatte. Da får vi et godt grunnlag for å prioritere hva vi skal jobbe videre med, sier Stunner.

– Det er ikke nok å bare risikovurdere. Vi må også kunne dokumentere at vi faktisk jobber med arbeidsmiljøet. Der gir Motivati oss et veldig godt grunnlag, sier Wulf.

• Les også: Hvordan kan en leder enkelt øke psykologisk trygghet i teamet?

Dokumentasjon som gjør arbeidsmiljøarbeidet enklere

De nye presiseringene i arbeidsmiljøloven stiller tydeligere krav til at virksomheter skal arbeide systematisk med det psykososiale arbeidsmiljøet. Det betyr at arbeidsgivere må kunne dokumentere hvordan de kartlegger arbeidsmiljøet, følger opp resultatene og setter inn tiltak der det er behov.

Ifølge Cecilie Lycke, daglig leder og grunnlegger av Motivati, trenger ikke dette å være komplisert.

– Mange virksomheter har allerede gode rutiner og tiltak på plass. Utfordringen er ofte å vite hvor risikoen faktisk ligger. Når medarbeiderne får mulighet til å si hvordan de opplever arbeidshverdagen, blir det lettere å identifisere forbedringsområder og sette inn riktige tiltak, sier hun.

Gjennom Motivati kan virksomheter kombinere kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet med medarbeidersamtaler i én og samme prosess. Motivasjonsanalysen™ danner grunnlaget for den individuelle dialogen mellom leder og medarbeider, samtidig som anonymiserte og aggregerte resultater kan hentes ut på avdelings- og organisasjonsnivå. Det gir virksomheten et godt grunnlag for å dokumentere, risikovurdere og følge opp det psykososiale arbeidsmiljøet som en del av det systematiske HMS-arbeidet.

– Når virksomheten får et helhetsbilde av hvordan medarbeiderne opplever arbeidshverdagen, blir det enklere å prioritere de riktige tiltakene. Da blir kartleggingen ikke bare dokumentasjon, men et verktøy for kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøet, sier Cecilie.

• Les også: Nye krav til psykososialt arbeidsmiljø: Derfor er dialogen viktigere enn noen gang

En støtte for både erfarne og nye ledere

I et konsern med mange ledere er opplæring og støtte avgjørende.

– Nye ledere synes ofte medarbeidersamtaler er utfordrende. Hvordan stiller man gode spørsmål? Hvordan følger man opp svarene? Der opplever vi at både lederopplæringen og hjelpesidene til Motivati er veldig gode, sier Stunner.

Særlig støttespørsmålene knyttet til Motivasjonsanalysen™ trekkes frem som nyttige. I tillegg har Allier fått støtte til å spisse spørsmålene slik at de passer bedre til konsernets struktur og arbeidshverdag.

– Vi har fått mye ekstra hjelp underveis, blant annet med å sette opp aggregerte rapporter og tilpasse løsningen til hvordan vi jobber. Den oppfølgingen har vært veldig verdifull for oss, sier Bertelsen.

Innsikt som skaper forbedring

For Allier Gruppen er den største verdien at medarbeidersamtalene ikke lenger handler om rutine og dokumentasjon, men om utvikling.

– Folkene våre er den viktigste ressursen vi har. Uten fornøyde medarbeidere er det vanskelig å lykkes som selskap, sier Stunner.

Konsernet arbeider aktivt etter verdiene «Raus, tydelig og kreativ», og medarbeidersamtalene er en viktig arena for å omsette disse verdiene til praksis.

– Vi ser verdien av verktøyet, og når vi bruker det aktivt gir det et løft både for lederne og organisasjonen, sier Bertelsen.

– Det viktigste er at vi setter av tid til å snakke om det som betyr noe. Når medarbeiderne får reflektere på forhånd gjennom Motivasjonsanalysen™, dukker det ofte opp temaer som ellers ikke ville kommet frem. Det gir bedre samtaler, bedre oppfølging og et bedre grunnlag for å utvikle både mennesker og organisasjonen som helhet, avslutter Stunner.

Om Allier Gruppen

Allier Gruppen er et konsern bestående av 11 selskaper innen blant annet bygg, tekniske fag og entreprenørvirksomhet. Konsernet har 266 ansatte og arbeider aktivt med kvalitet, bærekraft, HMS og medarbeiderutvikling. Gjennom felles HR- og HMS-funksjoner får både små og store selskaper tilgang til kompetanse, systemer og verktøy som bidrar til profesjonell drift og kontinuerlig forbedring.