Mal for medarbeidersamtalen

Det finnes utallige ulike maler for medarbeidersamtalen som har vært i bruk opp gjennom årene. Noen er kortfattet, andre er omfattende med mange spørsmål medarbeider og leder skal forberede seg ut fra. Det finnes ikke en fasit på hva som er rett, men det er i alle fall en fordel å tenke gjennom hva du tror er beste måte i din egen organisasjon. Hvordan kan dere enklest mulig gi tilstrekkelig støtte til at samtalene får verdi og bidrar til utvikling?

Hvorfor skal vi ha en medarbeidersamtale mal?

Det er ikke alle ledere som umiddelbart ser verdien av en medarbeidersamtale. Det er ofte fordi de ikke føler seg komfortable med å skulle være så tett på en ansatt, eller at de rett og slett ikke vet hva målet med samtalene er. Da er det lett for at det blir en «klein» samtale, bare en evalueringssamtale med gjennomgang av prestasjoner og oppgavene, eller bare en hyggelig kaffestund. Du får ikke tatt ut mye av potensialet i organisasjonen på denne måten. Begynn derfor med å sjekke ut ledernes holdninger til medarbeidersamtalene, og jobb med forståelsen. Har øverste ledelse en positiv holdning til medarbeidersamtalene? Hvilken støtte og opplæring trenger lederne?

Her kommer malen inn. En mal for medarbeidersamtalen skal gi felles forståelse for hensikten, bidra til at alle stiller forberedt til samtalen, gi større grad av likebehandling og gi støtte til å gjennomføre medarbeidersamtalene, slik at ikke noe viktig blir glemt ut.

• Les: Unngå evalueringsfellen i medarbeidersamtalen

Tips til forberedelse av medarbeidersamtalen

• Hensikt – hva er målet med samtalene? Hva skal de ta vare på og bidra til?
• Hva skal snakkes om? – Hvordan har den ansatte det på jobb? Hva ble vi enige om i forrige samtale? Hvordan er oppgavene tatt vare på? Hvor går veien videre? Se vårt forslag i neste avsnitt.
• Egnet samtaleform – Leder må huske at dette er «medarbeiderens samtale» og inspirere den ansatte til å ta aktivt del i samtalen gjennom åpne og velment nysgjerrige spørsmål. Her kan du lese en artikkel om den enkle teknikken «nysgjerrig dialog».
• Ha en sjekkliste med konkrete punkter som brukes til forberedelse og som støtte i samtalen
• Oppfølging i etterkant – Hvor forankres det de blir enige om? Hvor oppbevares dokumentasjonen? Hvordan skal det følges opp frem til neste samtale?

• Les: Medarbeidersamtalen. Hvorfor skal vi ha den og hvordan kan den bli verdifull?

Mal for medarbeidersamtalen

1. Motivasjon

All endring, utvikling og oppgavegjennomføring krever motivasjon. Derfor er det lurt å starte med å bli best mulig kjent med den ansattes oppfatning av sitt ståsted.

Nedenfor har vi listet opp 8 spørsmål som er utledet av teorien for indre motivasjon, og som gir et generelt bilde av en arbeidssituasjon. Disse spørsmålene egner seg godt som forberedelse for medarbeider, og som knagger i samtalen. Hva er det som motiverer mest? Hva er ikke så viktig? Hvordan blir områdene tatt vare på?

1. Hvor viktig er det for deg at arbeidsinnholdet er interessant/meningsfylt?
2. Hvor viktig er det for deg med ansvar og frihet til å bestemme selv?
3. Hvor viktig er det for deg å få tilbakemelding/feedback?
4. Hvor viktig er det for deg å ha et tett og godt forhold til nærmeste leder?
5. Hvor viktig er det for deg med faglig utvikling/kompetanse? Synes du at du får   brukt kompetansen din?
6. Hvor viktig er det at du får kollegial støtte og at du føler deg inkludert?
7. Hvor viktig er det for deg at det er godt samarbeid i organisasjonen?
8. Hvor viktig er det for deg å oppleve at du mestrer og lykkes?

Synes ikke den ansatte at områdene som oppleves som viktige er godt nok ivaretatt over tid, vil det sannsynligvis føre til høye kostnader bunnet i fravær, jobbytte, konflikter, etc. Dette kan forhindres, bare vi kommer tidlig nok på banen.

Basert på disse 8 områdene har Motivati utviklet Motivasjonsanalysen™ som gir ledere en verdifull innsikt i medarbeiderens arbeidssituasjon. Den viser hva som er viktig for medarbeiderens motivasjon og om vedkommende opplever at disse er ivaretatt. Slipp å bruke en standard mal og la resultatet i analysen styre samtalen. Les mer om medarbeidersamtalen med Motivati.

2. Oppgavene – leveransen

• Hva har blitt blir levert?
• Hvordan gikk det?
• Kan vi lære noe av det som har blitt gjort?
• Hvilke mål og oppgaver skal gjelde i perioden som kommer?

Les: Evalueringsfellen i medarbeidersamtalen

3. Kompetanse

• Hva ønsker du?
• Hva trenger virksomheten?
• Hvor går veien videre?
• Hva gjør vi for at du skal få kompetansen?
• Er det noe som hemmer deg, - tid, motivasjon, annet?

Les: Kompetanseutvikling - vær foreberedt på morgendagen!